Tanggal 30 Agustus 2014 peserta OJT Tahap II, Bpk. Muhammad Iqbal, Dinas Kebudayaandan Pariwisata Kota Banda Aceh dan Bpk. Zulfadhly, Dinas Kelautan, Perikanan dan Pertanian (DKPP) telah tiba di Jepang dengan selamat.

Proses keberangkatan mereka tertunda sekitar satu bulan yang rencananya akan berangakat tanggal 1 Agustus 2014. Ini disebabkan karena pengurusan dokumen keberangkatan untuk OJT II memerlukan waktu yang sedikit lama karena mereka menggunakan Passport Dinas dengan VISA training dari Kedubes Jepang di Jakarta. Proses pengurusan Passport Dinas dan VISA training ke Jepang membutuhkan dokumen sebagai berikut:

Proses Pengurusan “Passport Dinas”:

1. Surat permohonan dukungan (endorsement) calon peserta OJT dari Gubernur/Walikota dikirimkan kepada Sekneg melalui Depdagri beserta surat dokumen lainya seperti:

• Surat pengantar dari Gubernur/Walikota ditujukan ke BKLN Depdagri
• Surat undangan dan sponsorship dari Jepang
• Surat daftar riwayat hidup standar
• Photokopi SK PNS dan Karpeg
• Passpoto terbaru 4 lembar dgn latar belakang putih baju jas warna gelap
• VISA application form (original) perlu pengesahan dari Sekneg pada halaman 2 (dua)

2. Setelah surat endorsement keluar, peserta OJT harus mengirimkan surat permohonan Passport Dinas dari Gubernur/Walikota ke Kemenlu melalui Kemendagri dan Sekneg.

3. VISA application form (original) yang telah mendapat pengesahan dari Sekneg pada halaman 2 (dua) dibawa ke JICA untuk proses pengurusan LoA

4. Sekneg akan mengeluarkan surat pengantar untuk dibawa ke Kemenlu untuk permohonan Passport Dinas.

5. Kemenlu akan mengeluarkan Passport Dinas, Exit Permit dan Surat Rekomendasi VISA.

6. Passport Dinas, Exit Permit dan Surat Rekomendasi VISA harus dibawa ke JICA untuk mendapat pengesahan sebelum diserahkan ke Kedubes Jepang untuk memohon VISA.

Proses pengurusan “Visa Training” OJT ke Jepang:

1. Jenis VISA adalah VISA Trainning

2. Dokumen yang dibutuhkan untuk memohon VISA:

• VISA application form (original)
• Official passport (original)
• Exit permit from Ministry of Foreign Affair Indonesia (original)
• Acceptance letter from JICA (copy)
• Letter of Guarantee from MOFA Japan
• Letter of Reason to Entry from MOFA Japan
• Airlines ticket (copy)
• Current photograph (size 4×6 = 1)

3. Prosedur resmi untuk memohon VISA:

Jika OJT menggunakan Passport Dinas, ketika OJT tidak bisa hadir langsung memohon VISA di Kedutaan Besar Jepang maka staf dari Kementerian Dalam Negeri akan membantu menyerahkan dokumen ke Kedutaan Besar Jepang dan tidak diperlukan interview kepada calon OJT, kecuali ada hal yang dianggap penting yang ingin ditanyakan langsung oleh Kedubes Jepang.

4. Waktu yang dibutuhkan:

Untuk OJT yang menggunakan Passport Dinas maka waktu yangdibutuhkan adalah 2 hari kerja.

Agenda pertama mereka di Jepang

OJT tahap II akan melaksanakan kegiatan berikut diawal kedatangannya ke Jepang